Zorg als overheid voor een efficiënte én juridisch juiste aanbesteding

Arnold Appelman is sinds 2005 werkzaam in de advocatuur en gespecialiseerd in onder andere aanbestedingsrecht. Hij adviseert overheidsorganisaties, maar ook bedrijven die deelnemen aan aanbestedingen. Niels van ‘t Hof is manager bij het Nederlands Licht Instituut (NLI) en wil alles over dit onderwerp weten. Want ook zijn klanten doorlopen vaak een aanbestedingstraject. Samen hebben de heren ideeën uitgewisseld en afgelopen januari een bijeenkomst georganiseerd voor relaties: hoe kun je nu efficiënt, effectief en juridisch juist openbare verlichting aanbesteden? De opkomst zei genoeg: het is een relevant thema, het leeft. Nu delen zij in vogelvlucht hun kennis en adviezen in dit artikel.  

Complexer dan ooit 

Waarom gaat er zoveel mis rondom aanbestedingen? Appelman neemt ons mee: “De aanbestedingen worden steeds complexer. Gemeenten of andere overheidsinstellingen willen een bepaald type product hebben, maar weten niet hoe dat op de juiste manier te verwoorden zodat het past binnen de grenzen van de aanbestedingswet. Maar ook ondernemingen hebben meer ervaringen bij aanbesteden, dus zijn scherp. Dat maakt de vraagstukken die nu spelen juridisch ingewikkelder.” 
 
Maar ook tijdgebrek speelt een rol. Van ‘t Hof: “Je ziet vaak dat de beheerder OVL  onvoldoende tijd heeft voor openbare verlichting, het is meestal een bijzaak. Vaak ook zijn andere taken urgenter waardoor er geen tijd genomen kan worden om goed voor te bereiden op de aanbesteding OVL. Halsoverkop wordt dan vaak  5 a 6 maanden voor een nieuwe aannemer moet starten contact gezocht met een adviesbureau. Dan kan je geen goede aanbesteding vormgeven. Heel veel missers zijn terug te voeren op gebrek aan mankracht.”  

Geen persoonlijke voorkeuren 

Deze complexiteit geldt voor veel branches en productgroepen, maar zeker ook als het gaat om lichtarmaturen. Bovendien ligt daar ook nog een andere valkuil op de loer. “Vaak is er een persoonlijke voorkeur vanuit de aanbestedende organisatie, maar die mag eigenlijk geen rol spelen in een aanbestedingsprocedure”, vertelt Appelman. “Je uitvraag moet voldoende breed zijn. De omschrijving mag niet te specifiek zijn waardoor je maar bij één producent uitkomt. Als je bepaalde wensen op elkaar gaat stapelen, maak je de groep mogelijke aanbieders steeds kleiner en schakel je de factor ‘concurrentie’ uit. Dat mag niet. Je werkt als inkoopprofessional. Vanuit die achtergrond wil je het beste en meest passende product voor de gemeente inkopen. Daarbij past niet dat persoonlijke voorkeuren leidend zouden zijn. Het gaat om wat het beste is voor de gemeente.”  

Neem 1,5 jaar de tijd 

Oké, de vraagstukken zijn dus complex, er mogen geen persoonlijke voorkeuren in doorschemeren en er is vaak te weinig tijd. Maar als overheidsinstelling moet je nu eenmaal aan de wet voldoen en het geld van inwoners zo goed mogelijk besteden. Hoe doe je dat dan? Zoals zo vaak geldt, is dat ook hier het geval: een goede voorbereiding is het halve werk. Misschien zelfs wel meer. Van ‘t Hof: “Een aanbestedingsprocedure duurt langer dan je denkt en dat zit ‘m vooral in de voorbereiding. Het officiële deel met de bijbehorende termijnen is maar een klein deel van het inkooptraject. Het stuk ervoor neemt de meeste tijd in beslag, áls je het goed doet.” 

Zet de juiste stappen 

Wat zijn de stappen dan die je, deels vooraf, moet zetten? We nemen je mee:  

Stap 1: maak je beleid op orde 
Zorg dat je beleidsplan openbare ruimte en verlichting op orde is. Wat voor uitstraling wil ik binnen mijn gemeente, waaraan moet het voldoen, wat voor licht willen we? Ligt er al een beleidsplan, dan kun je deze nog bijstellen voor een aanbesteding. Dan weet je zeker dat je voor het gewenste resultaat gaat. 

Stap 2: inventariseer voor goed beheer 
Als het beleid helder is, ga je de actuele situatie inventariseren. Wat is de staat van je huidige openbare verlichting. Wat voldoet al en wat nog niet? Welke behoefte is er? Welk budget is nodig? Zonder deze informatie kun je niet goed voorbereid een aanbestedingstraject in. 

Stap 3: bepaal de inkoopbehoefte 
Op basis van het beleidsplan en de inventarisatie, kun je feilloos bepalen wat je inkoopbehoefte is. Als je stap 1 of stap 2 overslaat, is je aanbesteding niet goed genoeg gefundeerd. Dat betekent geen ideaal eindresultaat. Zonde van de tijd én van het geld. 

Stap 4: vertaal de inkoopbehoefte naar de opdracht 
Als de inkoopbehoefte kraakhelder is, kun je dit vertalen naar de opdracht. Zorg hierbij dat persoonlijke wensen geen plek krijgen en dat je alles breed genoeg omschrijft. Geen merken, octrooien of type producten dus. Wel een zo generiek en technisch mogelijke omschrijving. Dat is het algemene kader, al zijn er natuurlijk altijd uitzonderingen.  

Stap 5: start de aanbesteding 
En dan is het zover; je kunt starten met de aanbesteding. Je doorloopt het beoordelingsproces en gunt de opdracht. Daarna volgt het sluitstuk: contractmanagement. Ook dit behoeft meer aandacht dan er vaak aan wordt besteed; hier valt veel winst te behalen. Zorg dat het contract na ondertekening niet in de onderste lade belandt en er niet meer naar omgekeken wordt. Houd de leverancier en jezelf scherp!  

Waardevolle tips 

De stappen zijn helder. Maar Appelman heeft nog wat extra, tips voor dit proces. 

• Begin op tijd. Dan heb je ook echt voldoende ruimte om je inkoopbehoefte goed vorm te geven en op basis daarvan te kijken hoe je dat het beste kunt vertalen naar de opdracht. Vaak komen gemeenten in tijdnood en dienen dan eisen in die niet helemaal kloppen.  
• Kijk echt goed naar de huidige staat van je openbare verlichting, wat is nu echt jouw probleem waar je een oplossing voor nodig hebt? Als je dat goed voor ogen hebt, kun je makkelijker het proces doorrollen.  
• Weet je niet zeker wat je nodig hebt? Ga in gesprek met de markt. Kijk wat ze kunnen, haal informatie op over de oplossingen die ze bieden en gebruik dat in je eigen voordeel. Dat mag gewoon! De ondergrens is wel dat je niet één ondernemer specifiek bevoordeelt. Dus alle informatie deel je met alle partijen. Maar oriënterende koffiegesprekken of lunchgesprekken met marktpartijen mogen gewoon.  
• Geef jezelf ook tijdens de aanbestedingsprocedure de tijd. Niet alles hoeft zo snel. Stelt een ondernemer een vraag die je niet begrijpt? Verdiep je daar dan in. Vragen worden niet voor niets gesteld. Ga op zoek naar de achterliggende reden van die vraag. Blijf niet hangen in je eigen gelijk en ben niet bang om in de spiegel te kijken. Zet die oogkleppen af, en kijk ook vanuit de andere kant van de tafel. 

Er zijn niet extreem veel spelers op de markt actief op het gebied van plaatsing en onderhoud van openbare verlichting. Dat betekent dat je erg afhankelijk bent van de capaciteit die er is om jouw opdracht uit te voeren. Daarom is het slim om breed genoeg aan te besteden én om je aanbesteding aantrekkelijk te maken. Leg bijvoorbeeld niet alle risico’s bij de opdrachtnemer neer, maar denk ook als opdrachtgever mee. Dan doorbreek je de traditionele relatie en kies je voor partnerschap. 

9 van de 10 keer mag het wél 

Voor aanbestedingsdiensten geldt: als je iets wilt en je kunt goed motiveren waarom, dan mag het 9 van de 10 keer. Aanbestedingsrecht biedt veel meer ruimte om dingen op een bepaalde manier te doen dan veel organisaties denken! “De kunst is om te denken in mogelijkheden en kansen, in plaats van in beperkingen. Als je dat anderhalf jaar voorbereiding neemt, kun je je beleidsplan afstemmen op de specifieke wensen die je als gemeente hebt. Vervolgens kun je dit goed aanbesteden om van die wensen werkelijkheid te maken. Er is heel veel mogelijk, maar dat kun je niet lastminute één op één uitvragen”, aldus Appelman.

Pak die ruimte en kansen 

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden binnen de aanbestedingswet? Begrijpelijk. Daarom hebben Arnold en Niels alle belangrijkste juridische uitgangspunten op een rij gezet. Zo weet jij in no-time wat de juridische kaders zijn en nog interessanter: welke ruimte je hebt.  
 
Van ‘t Hof sluit af: “Wil je deze juridische kaders ontvangen? Of eens sparren over de kansen en mogelijkheden? Of ben je juist op zoek naar experts om het proces goed te stroomlijnen en praktische handjes die helpen met inventariseren? Neem dan contact met mij op. Waar nodig schakel ik uiteraard mijn partner in crime en procesdeskundige Arnold in.”  

Nederlands Licht Instituut 
Zwolle 
038 – 20 22 322 
nederlandslicht.nl