'Wij gaan de eisen van 2030 halen'

Tekst: Mark Bos 

Leiden staat op de circulaire kaart, dat blijkt als Marijn Sauer vertelt over bezoek uit Helsinki eerder dit jaar. Al googelend waren de Finnen in hun zoektocht naar goede Europese voorbeelden op het gebied van circulaire bouw op de LinkedIn-account van Marijn Sauer gestuit. “Terwijl ik daar amper wat op post”, lacht de programmamanager. Toch triggerde het een delegatie van ongeveer vijftien personen vanuit onder andere de Finse overheid, bouwbedrijven en woningbouwcorporaties voor een bezoek aan de Sleutelstad, om te horen over de circulaire ervaringen van Leiden.  

Niet vreemd, als je de cijfers hoort die Sauer gaandeweg het gesprek opdreunt. In de periode tussen peiljaar 2016 en 2022 heeft Leiden 24,6 procent aan fossiel materiaal bespaart in materiaalverbruik. “Daarvan komt 73 procent voor rekening van de bouw- en sloopsector, voornamelijk in de openbare ruimte. En dat terwijl we meer werk doen en meer economische activiteit hebben. We zijn geen druppel op een gloeiende plaat!” 

Sauer heeft er dan ook vertrouwen in dat ze haar opdracht om in 2030 100 procent circulair aan te besteden gaat halen. “Ik zie wat voor verschil we in Leiden de afgelopen drie jaar hebben gemaakt. En wat we nu hebben nu gezaaid, gaan we de komende zes jaar oogsten.”  

Kunst van oud metaal in park

‘Aankloten’ als eerste stap 

Het is niettemin nog maar vijf jaar geleden dat het circulaire verhaal voor Sauer begon en ze daarna in 2020 de bestuursopdracht kreeg. “Destijds was ik de beleidsmedewerker die circulaire bouw onder zich had. Er was nog weinig waar je op terug kon vallen, we waren een van de eersten die zo’n circulaire strategie opstelden.” 

Leiden ging daarbij uit van wat nationaal was voorgeschreven. “We hebben de landelijk bepaalde doelstellingen voor gemeenten overgenomen. Vanuit de Nationale Transitieagenda Bouw was dat vanaf 2023 100 procent circulair uitvragen en vanaf 2030 100 procent circulair aanbesteden. Wel een breinbreker: het  komt er eigenlijk op neer dat je het in 2023 circulair moet uitvragen, maar het pas in 2030 ook zo moet krijgen. Maar je gaat als gemeente niet iets uitvragen waarvan je weet dat je het niet gaat krijgen. Dat kost heel veel tijd en is geldverspilling. Verder was ook niet gedefinieerd wat 100 procent circulair inhield”, schetst ze de moeilijkheidsgraad van de opdracht. 

Het was daarom eerst echt “aankloten”, vertelt Sauer over die eerste circulaire schreden. “Ik dacht oké, alle bouwprojecten moeten 100 procent circulair zijn. Dus mijn eerste reflex was om bij alle bouwprojecten aan tafel te gaan zitten en advies te geven. Toen kwam ik erachter dat je dit niet gaat redden met 1 FTE, met zo veel bouwprojecten. Daarom ben ik vervolgens eerst het bouwproces in kaart gaan brengen: welke documenten zou ik moeten aanpassen en welke momenten moet ik aanpakken, zodat aan het einde van die rit een bouwproject er circulair uitkomt. Dus echt een analytische aanpak om te kijken op welke stukken en processen ik kan inbreken, zodat ik niet zelf bij ieder stapje nodig ben.” 

Koningsbrug in Leiden

Het ‘12-dingen-ding’ 

Om dat te kunnen definiëren, brengt Sauer het proces van een bouwproject in kaart, van initiatief- tot uitvoer- en beheerfase. Dat levert twaalf momenten op, het zogenoemde ‘12-dingen-ding’: startnotitie, bestemmingsplan, omgevingsplan, gebiedsvisies, Nota van Uitgangspunten, Kaderbesluit, Uitvoeringsbesluit, Projectplan (fasedocumenten), Handboek Kwaliteit Openbare Ruimte, inkoopplannen Beheer, moederbestek en standaard aanbestedingsleidraad. 

Maar daarmee ben je er nog niet, ontdekte Sauer. Het proces herschrijven aan de hand van het ‘12-dingen-ding’ alleen is niet voldoende. “Een proces is soms ook maar iets is wat is beschreven en wordt in de praktijk niet altijd zo gevolgd. Het moest tussen de oren komen.” Ingewikkeld ook omdat de energietransitie al speelde en de vergroening ook steeds meer een thema werd. “En dan kwam jij ook nog met iets helemaal nieuws, dus het eerste wat van tafel geschoven werd, was de circulaire economie.”  

Ze benadrukt daarom het belang van de bestuursopdracht. “Om de organisatie meer mee te krijgen en te laten beslissen over hoe 100 procent circulair eruit zou zien voor hun onderdeel, stelden we Circulaire Openbare Ruimte-routekaarten op. Daaruit vloeiden onder meer andere werkzaamheden voor collega’s voort - niet extra maar anders. Om het dan daadwerkelijk te kunnen doorvoeren is het fijn als je een duidelijke opdracht hebt om op terug te kunnen vallen.”  

Om te kijken waar ze de meeste impact kon maken, keek Sauer daarom ook naar wat financieel, milieukundig en organisatorisch het best haalbaar was: de openbare ruimte of vastgoed. “Financieel gaat er in de openbare ruimte meer om dan in de bouw, er zijn veel meer projecten. Daarbij komt dat die openbare ruimte organisatorisch bij ons zit en blijft. En in de openbare ruimte zijn veel meer mono materialen, die zijn makkelijker te verduurzamen dan een heel pand.” 

Materialisatie als sleutel 

De materiaalstroomanalyse was daarom een nuttige eerste stap, maar om het in het hoofd te krijgen, moest ook inzichtelijk worden gemaakt hoe circulair bijdraagt aan het behalen van de duurzaamheidsdoelstellingen. “Zeker in de openbare ruimte gaat het echt om materialisatie en niet om bouwlogistiek: zero-emissie bouwlogistiek is – hoewel ook een belangrijke transitie - vergeleken met materialisatie echt peanuts.” 

Hergebruikte klinkers in het Singelpark

Om het optimale uit die materialisatie te halen, gaat Leiden in haar circulaire strategie uit van de piramide van preventie, waardebehoud en waardecreatie: niet iets doen omdat het gepland staat, maar alleen als het nodig is. En dan eerst kijken of levensduurverlenging of hergebruik mogelijk is. Sauer schetst het aan de hand van een wegenvoorbeeld, waarbij in de boeken staat dat wegen om de zoveel jaar moeten worden onderhouden. “Dat werd standaard zo gedaan. Nu hangt de peilstok erin of het op het voorgeschreven moment eigenlijk wel nodig is en zo ja, op welke manier dan. Soms kan het nog jaren mee of volstaat een reparatie aan de toplaag. Dat scheelt heel veel aan tijd, materiaal en geld. Budget dat je kunt inzetten voor waardecreatie met duurzame materialen voor als er wel een keer wat moet gebeuren.” 

Om dergelijke effecten te laten landen bij de mensen die het moeten uitvoeren, was het  belangrijk is om ze te staven met cijfers. “Maak het meetbaar”, zegt Sauer. “In de openbare ruimte werk je heel veel met mannen die goed gaan op cijfers. Dus een oplossing is om goed te luisteren naar waar hun uitdaging zit en om vervolgens nut en noodzaak te versterken met cijfers. Als ik aan een collega vraag of hij het anders zou willen doen en hij denkt dat het ingewikkeld is, zeg ik bijvoorbeeld: als jij klinkers hergebruikt en niet af laat voeren, bespaar je 80 procent op de CO2-voetafdruk van je hele project, 80 procent! Dan zegt hij: ‘alleen met dat?’ En natuurlijk gaat hij er dan mee aan de slag. Dus dat meetbaar maken heeft echt geholpen om het tussen de oren te krijgen.” 

Samen als succesfactor 

Anderen aan boord van het circulaire schip trekken is bovendien nodig om er een succes van te maken. “Ik geloof echt dat beleid beter in theorie en praktijk is als je dit samen maakt met de collega’s die het ook echt moeten gaan doen. Zij zitten dagelijks in dat werk en zijn hartstikke creatief. Zij weten veel beter hoe dit soort oplossingen werken.” Wat daarbij helpt is om focus aan te brengen. “Met iets te beginnen waar de energie zit, maar wat ook bijdraagt aan het grote plaatje. Als je eerst iets ‘kleins’ doet wat succes brengt, dan zie je dat het een sneeuwbaleffect kan opleveren. Mensen raken enthousiast en willen mee en dat is zo belangrijk. Samen het einddoel voor ogen hebben.”  

En in dat laatste ligt een tweede sleutel. “Ik denk dat heel veel gemeenten iemand ‘van circulair’ hebben, die er nog heel veel taken naast heeft. Als je dan je collega’s aan je kant krijgt, ben je niet meer in je eentje.” Je moet ook niet bang zijn dat je je collega’s ergens mee opzadelt, meent Sauer. “Ik vond zo veel medestanders, mensen die het ook al graag wilden oppakken, maar bij wie de tijd of de kennis ontbrak en die blij waren met een medestander. Ik denk dat je die bij een gemeente zeker bij het beheerdomein veel vindt, die vinden behoud heel belangrijk, dat zit intrinsiek al in hun werk.”

Niet extra, maar anders 

Om te komen tot de 100 procent circulaire uitvraag  stelde Leiden routekaarten op. De Leidse Ladder vloeide daar als belangrijkste hulpmiddel uit voort: een kwantitatieve monitoringstool met een methodiek die toewerkt naar 100 procent circulariteit in 2030. Projectleiders kunnen met de tool aan de hand van een score zien hoe circulair hun project scoort. De ladder biedt bovendien handreikingen om meer circulaire punten te halen.  

“Als je nu milieutechnisch, organisatorisch en financieel het voor dit moment maximaal haalbare doet, ben je nu 100 procent circulair”, legt Sauer het principe uit. In 2023 was je circulair bij een score van 50 procent van de punten, in 2027 is dat bij 80 procent en dan 100 procent in 2030. “Dat werkt fijn omdat collega’s weten waar we naar toe werken en zien waar de winst te halen is. Dat wordt hier echt als een spel gezien om die punten te maximaliseren. Het is echt een hele goede zet geweest.” Ze vervolgt: “Die Leidse Ladder is echt alles omvattend, daar zit alles in wat volledig circulair zou moeten zijn. We werken in 2030 toe naar die puntenmaximalisatie en daarna kan hopelijk die ladder weg. Dan is het standaardwerkwijze.” 

Zo lukt het Leiden om de circulaire ambitie niet te stapelen op het werk en de opgaven die er al liggen, maar het in het standaardwerk verankeren. “Dus niet extra, maar anders. Goed kijken naar wat je moet veranderen in iemands werkpakket om het circulair te krijgen. Dat is niet makkelijk en vergt doorzettingsvermogen, maar zo maken we wel het verschil.” Ze vermoedt dat daar mogelijk een verschil in werkwijze met veel andere gemeenten zit. “We zorgen er niet voor dat één groot project met heel veel budget en een intrinsiek gemotiveerde projectleider super circulair gaat, maar we veranderen bestaande processen om ál onze projecten circulair te krijgen.” 

Het is ook haar tip voor andere gemeenten, naast het beginnen met waar je de grootste impact kunt maken: bij het domein Wegen. “Begin daar. Dat is zo simplistisch mogelijk en je hebt misschien maar negen in plaats van negentig collega’s nodig. Start met preventie en waardebehoud, dan kun je klein beginnen maar meteen een gigantisch effect voor het milieu hebben. En ook voor de financiën en de organisatie.” 

De volgende stap 

Sauer kijkt dus met vertrouwen naar volgende stappen, die ze heeft vastgelegd in strategie voor 2024-2027. Een tijd van het gezaaide oogsten, zoals ze al aangaf.  “En natuurlijk gaat het wel spannend worden bij waardecreatie. Als je echt niet meer uit preventie en behoud kunt halen en je moet andere materialen gaan gebruiken, ben je afhankelijk van de markt. Maar die doet het ook best goed, die denken mee en werken er hard aan om ook hun steentje bij te dragen.” Ze noemt een voorbeeld van fietsparkeren-as-a-service, waarin de aannemer de fietsklemmen na vijftien weer terugneemt en ze gaat hergebruiken. “Dat bespaart zoveel geld, dat is goud. Net als dat wat BouwCirculair doet, met de betonketen en asfaltketen waarbij iedereen met elkaar aan tafel zit.” 

Voor het eind van dit jaar hoopt Sauer nog een ‘hergebruik, tenzij-beleid’ te kunnen maken. “Daarbij moet je een aantal onderdelen gewoon standaard hergebruiken en anders moet je uitleggen waarom je dat niet doet. Verder zijn we onder andere bezig met een materiaalwisselplaats en een materialenpaspoort en bij de MKI willen we ook naar een standaard werkwijze toe, ergens halverwege volgend jaar. En dan zij we in 2030 hopelijk klaar.” 

Gerecyclede plantenbakken