Benchmark voor beheer OR

Expertise delen

Een kleine vijf jaar geleden ging StadSPOORT van start, een initiatief van de Vakgroep Management van Stadswerk Nederland. De motivatie voor de oprichting was het steeds specialistischer worden van het beheer van de ruimte, in combinatie met de beperkte mogelijkheden van veel gemeenten om mensen met specifieke expertises aan te nemen of in te huren. Terwijl die expertise in een andere gemeente wel aanwezig is. Onder het motto ‘van gemeenten, voor gemeenten’ wil StadSPOORT de relevante documenten van een gemeente op het gebied van de openbare ruimte toegankelijk maken voor alle andere deelnemende gemeenten.

221 aangesloten gemeenten

Destijds werd geschat dat er drie jaar nodig was om de database te vullen. Daarom laat de organisatie nu weten hoe de zaken ervoor staan. Negen medewerkers, waarvan zeven fulltimers, zorgen ervoor dat de systemen draaien, worden gevuld met content en binnenkomende vragen worden beantwoord. Januari 2010 waren 221 gemeenten aangesloten, samen goed voor 80% van de totale bevolking van Nederland. Naast Stadswerk en het CROW, zijn VNG, BNG en GemNet partners in StadSPOORT.

Vakgebieden

De pakweg 10.000 documenten die op dit moment in de database zijn opgenomen zijn uitgesplitst naar een aantal vakgebieden: management, milieu, civiele techniek en ruimte. Het streven is, het aantal vakgebieden verder uit te breiden. De zoekstructuur maakt het mogelijk verschillende disciplines en vakgebieden te combineren. Er kan worden nagegaan welke gemeenten in welke fase van een bepaaldontwikkelingsplan zitten. Nu de optimale omvang wat betreft het aantal documenten is bereikt, richt StadSPOORT zich op actualisering en op een betere spreiding over de vakgebieden. Met name de afdelingen rond verkeer en vervoer en de ontwikkeling- en planologieafdelingen zouden veel intensiever gebruik kunnen maken van en een bijdrage kunnen leveren aan het systeem.

Netwerkfunctie

Hoewel de nadruk ligt op managementzaken en procesgang, wordt ook voorzien in een chatfunctie waardoor ambtenaren met elkaar kunnen communiceren over een bepaald probleem. Van informatiesysteem evolueert StadSPOORT zich naar een netwerk. De mogelijkheden zijn dan ook veel groter dan de traditionele bak met documenten, zo benadrukt directeur Van Mourik. StadSPOORT is momenteel alleen via GemNet is te benaderen, maar er wordt aan een oplossing gewerkt zodat ook thuiswerkers het netwerk kunnen benaderen.

Aanleveren

documenten

Een andere wens van Van Mourik is, dat gemeenten meer uit eigen initiatief aanleveren. De kwaliteit van de aangeleverde documenten wordt bewaakt door vakmanagers bij StadSPOORT, bijgestaan door 50 specialisten binnen de diverse vakgebieden, die in gemeentelijke kring werkzaam zijn. Gemeenten die op zoek zijn naar informatie kunnen contact opnemen met die specialisten voor nader advies. Daarmee fungeert StadSPOORT feitelijk als een groot intranet. Uiteindelijk zullen ook marktpartijen info gaan aanleveren op de website. Het systeem zelf wordt niet toegankelijk voor deze groep.

Toekomst: StadSPOORT als benchmark

StadSPOORT heeft nog vele ambities voor de toekomst. Zo neemt een wederzijdse  samenwerking met de Stichting Regisserende Gemeente concrete vormen aan. De stichting en StadSPOORT ondersteunen gemeenten bij het terugdringen van de inhuur van externe krachten, door beter en effectiever gebruik te maken van StadSPOORT. Een tweede doel is dat het materiaal binnen StadSPOORT meer als benchmark voor de openbare ruimte wordt gebruikt.
Er worden gemeenten gezocht die StadSPOORT willen gebruiken om zo’n benchmark op te zetten. Doordat zij het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden stijgt de kwaliteit van de op te stellen stukken en wordt een enorme tijd- en geldwinst geboekt. Daarbij kan het voorhanden zijn van kwalitatief goede documenten kleinere gemeenten over de streep trekken om het opstellen van plannen zelf ter hand te nemen in plaats van uit te besteden.

Download hier het hele artikel in B&G, of bekijk de website van StadSPOORT.

</